Regulamin Wystawców Targów i Festiwalu RYUCON 2022
§1 Postanowienia ogólne
- Organizatorem Targów i Festiwalu RYUCON 2022, zwanego dalej Festiwalem, jest RYUCON SP. Z O. O., zwana dalej Organizatorem.
- Przez Wystawców rozumie się wszystkie podmioty, które wynajęły i opłaciły przestrzeń wystawienniczą od Organizatora lub zawarły z Organizatorem umowę o współpracy obejmującą wystawienie stoiska na Festiwalu.
§2 Zgłoszenia
- Zgłoszenia Wystawców prowadzone są przez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej Festiwalu.
- Wysłanie zgłoszenia stoiska jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
- Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy potwierdzenia zgłoszenia, wynajęcia przestrzeni wystawienniczej lub zawarcia umowy o współpracy obejmującej wystawienie stoiska bez podania przyczyny.
- Wystawca w zgłoszeniu może wybrać dowolną ilość modułów wystawienniczych zgodnie z cennikiem.
- Wystawca może wynająć moduły artystyczne tylko w przypadku gdy cały asortyment Wystawcy może być zakwalifikowany jako rękodzieło w tym oryginalne grafiki i ilustracje, przedmioty wytwarzane własnoręcznie oraz artystyczna działalność usługowa jak np. tatuowanie.
- W przypadku zidentyfikowania przez Organizatora sprzedaży asortymentu nie będącego rękodziełem na stoisku wynajętym jako stoisko artystyczne, Organizator może kazać usunąć niedostosowany asortyment ze stoiska lub naliczyć karę w wysokości 100% wartości stoiska artystycznego wynajętego przez Wystawcę.
- Wystawca w zgłoszeniu może zadeklarować chęć wynajęcia dodatkowych elementów wyposażenia, dodatkowych biletów wystawienniczych lub usług (w tym podpięcie stoiska do prądu) zgodnie z cennikiem.
- Wystawcy przysługuje pula darmowych biletów wystawienniczych zależna od ilości wynajętych modułów. Ilość przynależnych biletów wystawienniczych znajduje się.
- W przypadku stoisk większych niż 10 modułów ilość darmowych biletów ustalana jest indywidualnie z Wystawcą.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zastosowania rabatu na wynajmowane powierzchnie, wyposażenie, oraz usługi po indywidualnych ustaleniach z Wystawcą.
§3 Stoiska i przestrzeń wystawiennicza
- Wystawca zobowiązuje się do rozstawienia stoiska handlowego lub wystawienniczego w miejscu wyznaczonym przez Organizatora.
- Decyzję o rozmieszczeniu stoiska podejmuje organizator. Zmiana miejsca możliwa jest wyłącznie jeśli organizator wyrazi na to zgodę.
- Wystawca zobowiązuje się do wystawienia wyłącznie przedmiotów, którymi obrót prawny jest dozwolony i nienaruszających praw osób trzecich dotyczących własności intelektualnej, w szczególności w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1231.) oraz ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 776 ze zm.). W razie naruszenia praw, o których mowa wyżej, Wystawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich.
- Zabroniona jest sprzedaż:
a. broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji;
b. amunicji do wyżej wymienionych;
c. broni białej z wyjątkiem przedmiotów posiadających stępione krawędzie – noży, egzemplarzy broni białej, treningowej i replik broni improwizowanej, pod warunkiem, że są one przenoszone w sposób niestwarzający zagrożenia dla innych uczestników;
e. materiałów wybuchowych i pirotechnicznych;
f. substancji toksycznych, cuchnących lub łatwopalnych. - Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia oraz naruszających punkty 6 i 7 Regulaminu, a także nawołujących do nienawiści lub popełnienia przestępstwa.
- Ostateczna decyzja odnośnie możliwości sprzedaży na terenie Festiwalu broni lub przedmiotów mogących zostać uznane za niebezpieczne należy do Organizatora.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez Wystawcę lub przez elementy wyposażenia będące częścią stoiska Wystawcy.
- Na hali wystawienniczej nie można ustawiać stoisk przygotowujących jedzenie i napoje na miejscu bez pisemnej lub mailowej zgody Organizatora.
- W przypadku wynajęcia przestrzeni wystawienniczej z zabudową Wystawca nie ma możliwości samodzielnie zmieniać lub usuwać elementów zabudowy
- Wystawca ma prawo rozstawić własną zabudowę po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu Organizatorowi do dnia 14.07.2022 r. i zatwierdzeniu projektu zabudowy przez Organizatora.
- Wystawca zobowiązany jest do wypełnienia dokumentacji dla własnych konstrukcji zgodnie z regulaminem technicznym TAURON Arena Kraków. Dla konstrukcji powyżej 3,5 m wysokości, wszelkie dokumenty muszą być poświadczone przez osobę z uprawnieniami budowlanymi.
- Wystawca może organizować na swoim stoisku loterię wyłącznie po dopełnieniu wszelkich formalności zgodnie z właściwymi przepisami. Wystawca może organizować taką loterię wyłącznie na własną odpowiedzialność, a Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jej organizację wobec uczestników Festiwalu ani właściwych organów.
- Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia obsługi i dostępności stoiska dla odwiedzających w czasie dostępności przestrzeni wystawienniczej dla odwiedzających zgodnie z harmonogramem.
- Organizator zastrzega sobie prawo obciążenia Wystawcy kosztami związanymi z naprawą uszkodzonego lub zniszczonego wyposażenia stoiska (zabudowa, stoły, krzesła i inne). W związku z tym Wystawca zobowiązany jest podpisać z Organizatorem protokół przyjęcia oraz zdania stoiska.
- W przypadku niepodpisania protokołu zdawczego stoiska przed wyjazdem z Festiwalu, Wystawca zostanie obciążony karą wysokości równowartości 20% kosztów wynajmu stoiska oraz wypożyczenia każdego elementu wyposażenia stoiska zgodnie z cennikiem stoisk.
- Wystawca ma prawo do podnajmowania całości lub części wynajętej powierzchni wystawienniczej innemu podmiotowi (Współwystawcy) jedynie za uprzednią, pisemną zgodą Organizatora. W przypadku naruszenia niniejszego postanowienia, Organizator będzie mógł nałożyć na Wystawcę karę umowną w wysokości do 100% wartości netto wynikającej z umowy.
- Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoich Współwystawców.
- Współwystawcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu Festiwalu.
- Wystawca może – w obrębie stoiska bądź oraz w innym miejscu Festiwalu – odtwarzać publicznie utwory objęte ochroną praw autorskich jedynie w sposób zgodny z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za działania bądź zaniechania Wystawcy skutkujące w powyżej wskazanym zakresie naruszeniem praw autorskich osób trzecich.
- Przestrzeń wystawienniczą Organizator zobowiązuje się udostępnić Wystawcom w godzinach zgodnych z harmonogramem.
- Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu udostępnienia powierzchni w hali wystawienniczej po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową.
- W trakcie trwania Festiwalu przestrzeń wystawiennicza będzie dostępna dla uczestników Festiwalu w godzinach zgodnych z harmonogramem.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany godzin dostępności przestrzeni wystawienniczej dla uczestników Festiwalu po uprzednim poinformowaniu Wystawców drogą mailową.
- Organizator zobowiązuje się do zabezpieczenia przestrzeni wystawienniczej w godzinach jej zamknięcia.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za przedmioty pozostawione na stoiskach na czas zamknięcia przestrzeni wystawienniczej.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za szkody wyrządzone przez uczestników Festiwalu w obrębie stoisk w trakcie udostępnienia hali wystawienniczej dla zwiedzających.
- Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska i terenu wokół niego pustych opakowań przed otwarciem przestrzeni dla uczestników.
- Wszelkiego rodzaju prace konstrukcyjne i dekonstrukcyjne w obrębie stoiska Wystawcy możliwe są jedynie w godzinach dostępności przestrzeni wystawienniczej dla Wystawcy, a jednocześnie nie mogą odbywać się w czasie dostępności przestrzeni wystawienniczej dla odwiedzających.
- Wystawca zobowiązany jest do utrzymania czystości i estetyki stoiska w godzinach dostępności dla Uczestników.
§4 Warunki i terminy wpłat
- Wystawca zobowiązuje się do opłacenia ceny stoiska zgodnie z terminem podanym potwierdzeniu rezerwacji przestrzeni wystawienniczej, jednak nie później niż do dnia 22.07.2022 r.
- W przypadku rezygnacji przez Wystawcę z wynajętej przestrzeni wystawienniczej opłata za stoisko uiszczona przez wystawcę zostanie zwrócona w wysokości:
- 100% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 1.07.2022 r.
- 50% wniesionej opłaty, jeśli rezygnacja nastąpi do 14.07.2022 r.
- Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z brakiem zwrotu kwot, o których mowa w poprzednim punkcie. W przypadku, gdy wystawca zrezygnował z wynajmu przestrzeni przed uiszczeniem ceny za stoisko, zobowiązany jest uiścić kwotę w wysokości:
- 50% wartości opłaty za stoisko, jeżeli rezygnacja nastąpi pomiędzy 1.07.2022 r. a 14.07.2022 r.
- 100% wartości opłaty za stoisko, jeżeli rezygnacja nastąpi po 14.07.2022 r.
- Rozliczenia z Wystawcą związane z rezygnacją z udziału w Festiwalu będą realizowane w terminie do 30 dni od daty zakończenia Festiwalu.
- W przypadku odwołania Festiwalu, Organizator zapewnia automatyczny zwrot opłat uiszczonych przez Wystawców, w terminie 30 dni od daty odwołania.
- W przypadku zmiany terminu lub lokalizacji Festiwalu, Wystawca jest zobowiązany do zgłoszenia żądania zwrotu uiszczonej opłaty za stoisko w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia tej zmiany. Brak takiego zgłoszenia oznacza, iż Wystawca wyraża wolę udziału w Festiwalu w nowym terminie bądź lokalizacji.
- W przypadku zwrotu opłaty, zostanie ona zwrócona na rachunek bankowy, z którego została uiszczona, chyba, że Wystawca w zgłoszeniu zwrotu poda inny rachunek bankowy.
- Organizator nie zwraca innych kosztów poniesionych przez Wystawcę w związku odwołaniem bądź zmianą czasu lub miejsca Festiwalu.
- Wszystkie stoiska niezgłoszone i nieuzgodnione z Organizatorem zostaną zlikwidowane, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska.
§5 Bilety wystawiennicze i wjazd na teren TAURON Arena Kraków
- Wystawca otrzyma bilety wystawiennicze zakupione wraz ze stoiskiem podczas akredytacji wystawców na Festiwalu.
- Bilety wystawiennicze przeznaczone są wyłącznie dla obsługi stoiska, nie mogą być przekazywane osobom niepracującym na stoisku ani sprzedawane.
- Wystawca ma możliwość wjechać na teren TAURON Arena Kraków po pobraniu biletu parkingowego przy wjeździe.
- Wystawca jest zobowiązany samodzielnie uiścić opłatę parkingową podczas opuszczania terenu TAURON Arena Kraków
- Organizator nie gwarantuje dostępności miejsc parkingowych.
- Organizator zobowiązuje się zrobić co w jego mocy, aby udostępnić wystawcom przestrzeń załadunkową w godzinach dostępności przestrzeni wystawienniczej dla Wystawców.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za pojazdy pozostawione na terenie TAURON Arena Kraków.
§6 Waluta Konwentowa
- Organizator wyda zwycięzcom konkursów Vouchery zwane dalej Walutą Konwentową, którą będą mieli prawo wymienić u Wystawcy na wybrany przez siebie towar.
- Wystawca zobowiązuje się do zrealizowania zakupów z wykorzystaniem Waluty Konwentowej w dniach 30-31.07.2022 r. do kwoty 300 zł.
- Po zrealizowaniu zakupów z użyciem Waluty Konwentowej na 300 zł Wystawca zobowiązuje się do poinformowania o tym Organizatora, po czym Wystawca wraz z Organizatorem zdecydują o ewentualnym zwiększeniu kwoty jaką Wystawca zrealizuje.
- Waluta konwentowa będzie reprezentowała kwoty: 5 zł lub 10 zł i będzie realizowany przez uczestnika/uczestników u dowolnie wybranego Wystawcy.
- Waluta Konwentowa nie może zostać wymieniona przez uczestnika konkursu na gotówkę ani u Organizatora, ani u Wystawcy.
- W przypadku gdy cena towaru jest niższa od wartości Waluty Konwentowej, Wystawca nie wypłaca reszty w gotówce.
- W przypadku gdy cena towaru jest wyższa od wartości Waluty Konwentowej, uczestnik musi dopłacić brakującą kwotę gotówką.
- Walutę Konwentową można wykorzystać tylko i wyłącznie podczas trwania Festiwalu 30-31.07.2022 r.
- Wystawca nie może żądać za towar ceny wyższej niż ta, która obowiązuje na stoisku. Waluta Konwentowa uprawnia do nabycia towaru z uwzględnieniem wszelkich promocji i zniżek, jakie Wystawca oferuje na stoisku.
- Waluta Konwentowa pozwala na nabycie każdego dostępnego i wystawionego towaru na stoisku Wystawcy.
- Po zakończeniu Festiwalu Wystawca otrzyma zniżkę na stoisko o wartości 80% zrealizowanej przez Wystawcę Waluty Konwentowej. Zniżka naliczona będzie po przekazaniu Organizatorowi Waluty Konwentowej przez Wystawcę. Zniżka zostanie przekazana Wystawcy w gotówce po podpisaniu rachunku, który zostanie przygotowany przez Organizatora lub po wystawieniu faktury korygującej w niedzielę 31.07.2022 r.
§7 Reklama
- Wystawcy posiadający stoisko mogą w jego obrębie rozstawiać roll-upy, rozwieszać bannery, plakaty, kolportować ulotki związane ze stoiskiem wystawcy.
- Umieszczanie reklam innych festiwali, targów i wydarzeń związanych z tematyka Festiwalu dozwolone są jedynie za wcześniejszą zgodą Organizatora. Umieszczenie reklam bez wcześniejszej zgody Organizatora skutkuje usunięciem Wystawcy z wydarzenia bez możliwości zwrotu kosztów stoiska.
- Wszystkie roll-upy, bannery, ulotki i plakaty rozmieszczone poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem zostaną usunięte, a koszty związane z ich usunięciem poniesie właściciel tego stoiska. Roznoszenie ulotek poza stoiskiem bez uprzedniego uzgodnienia tego z Organizatorem będzie skutkowało usunięciem Wystawcy z terenu Festiwalu, bez zwrotu kosztów.
- Umieszczanie nazwy Festiwalu bądź jej części, jak również umieszczanie logo Festiwalu bądź jego części na sprzedawanych produktach nie jest dopuszczalne bez zawarcia umowy z Organizatorem. Naruszenie tej zasady skutkować będzie natychmiastowym wyproszeniem Wystawcy z terenu Festiwalu oraz koniecznością zapłaty odszkodowania na rzecz Organizatora.
§8 Przesyłki
- O wszystkich przesyłkach należy poinformować Organizatora drogą mailową.
- Przesyłki należy przesyłać na adres wskazany drogą mailową przez organizatora w terminie doręczenia od 29.07.2022 r.
- Organizator nie odpowiada za przesyłki Wystawcy przesłane na inny adres korespondencyjny niż wskazany przez Organizatora.
- Wystawca jest zobowiązany opisać wszystkie paczki tak aby nie było wątpliwości kto jest jej właścicielem.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za paczki nieodebrane w terminie.
§9 Postanowienia końcowe
- Powyższy Regulamin może ulec zmianie do dnia 07.07.2022 r. Organizator zobowiązuje się do poinformowania mailowo Wystawców o zmianie Regulaminu.
- Wystawca może kierować wszelkie pytania drogą mailową na adres wystawcy@funcube.pl